Klaar voor de start? Go!
Je kan er vreselijk druk mee zijn: de waan van de dag. Telefoontjes die extra taken opleveren of e-mails die je ’s avonds laten overwerken. Zeker bij ondernemers die nog veel zelf doen, loopt de agenda regelmatig over van allerlei ‘prioriteiten’. Maar hoe kom je hiervan af? Met een goede planning creëer je niet alleen meer rust in je hoofd, je zal zien dat het jou en je onderneming ook meer oplevert.
In deze blog wil ik daarom stilstaan bij een aantal projectmanagementtools die ik gebruik of in het verleden heb gebruikt en die écht helpen bij het laten samenwerken van mensen binnen en buiten een organisatie. In principe lijken al deze tool op een manier op elkaar. Op dit moment gebruik ik graag Trello, maar ook de andere tools kan je behoorlijk persoonlijk inrichten. Maak gewoon eens een gratis account aan en probeer er een paar (vergeet niet de app op je telefoon te zetten!).
Inrichten van een projectbord
Een groot voordeel van het werken in deze tools, is dat er transparantie ontstaat over wie waarmee bezig is. Ook ben je met elkaar eigenaar van een project en kan iedereen met het openen van een bord, direct zien wat de voortgang is. Om dat inzichtelijk te maken richt ik zelf per bord de volgende kaarten in:
- Things to do (takenlijst)
- Pending (in gang gezet)
- Done (afgerond)
Bij de voortgang van een project – maar ook bij een afdelings- of werkoverleg – pak ik het bord er altijd bij en lopen we de afzonderlijke kaarten door. Zo kan je gelijk toetsen of iedereen weet wat er moet gebeuren en signaleren waar de knelpunten zitten.
Het handige aan de planningstool, is dat je er deadlines aan kan hangen, labels kunt ‘plakken’, taken aan personen kan toewijzen, bestanden kan uploaden etc. Ook op- en aanmerkingen worden niet meer via de mail aan elkaar gestuurd, maar bij de diverse items geschreven. Niemand hoeft dus op zoek te gaan naar waar die ene reactie nu toch ook alweer was..
** TIP ** Maak bij omvangrijke(re) projecten een eigen bord per project aan, zodat je ook derden kan uitnodigen om hierin te werken. Dus ook leveranciers die een bijdrage moeten leveren kunnen dan hun items in de planning verwerken. Extra handig bij de organisatie van beurzen, creëren van corporate identity of de realisatie van een nieuwe website!
Eind goed, al goed
Wil je maximaal plezier beleven aan een gestructureerde manier van werken dan zijn er nog een paar dingen om op te letten. Allereerst: plan je tijd terughoudend. Uit eigen ervaring heb ik gemerkt dat ik achteraf toch vaak langer de tijd nodig had dan vooraf gedacht. Dus timemanagement komt vanzelf om de hoek kijken. Ook weet ik dat juist wanneer het druk is, je geneigd bent niet naar je bord te kijken. Want daar staan allemaal dingen op die ook nog moeten. Laat dat echter in je voordeel werken en plan nieuwe taken in een nieuwe week. Of als het toch spoed is, sleep dan iets dat kan wachten door naar de week erna. Happy planning!
Wil je meer weten of de inzet van planningstools of sparren over hoe je efficiënter te werk kan gaan om je bedrijf te laten groeien? Neem gerust contact met me op via annemiek@talks-business.nl of telefoon 06-2982 5181.
